أحد الأشياء التي تجعل سفر الأعمال جذابا هو حقيقة أن شركتك تغطي نفقاتك مع حساب النفقات الخاص بك. نظرًا لأنك تعمل في مجال حسن النية من أجل عملك ، فإن تعويض تكاليف الرحلة أمر روتيني في عالم الأعمال. لا نريد الآن إساءة استخدام حساب النفقات ، ولكن إذا كنت تعيش بطريقة معقولة على الطريق ، فيمكنك الحصول على تعويض لمعظم نفقات الرحلة.لكن المشكلة في الحصول على تعويض عن نفقات سفر عملك هو أنه يجب عليك تقديم تقرير عند العودة. على الرغم من أنه يبدو مصدر إزعاج ، إلا أنه لا يمكنك توقع أن تقوم الشركة بتعويضك عن النفقات إذا كنت لا تعرف ما هي. لكن هذا يستدعي قدرًا معينًا من الانضباط على الطريق حتى يكون لديك بعض الوثائق أثناء السفر التي يمكنك استخدامها لتجميع تقرير المصاريف هذا عند العودة. هناك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها لجعل هذه العملية اقل انفاقا .
بالنسبة لمن يريد السفر لأول مرة ، قبل أن تغادر ، تأكد من أنك على دراية كاملة بسياسة نفقات الشركة وما يتم تغطيته وما لا يتم تغطيته. تستخدم بعض الشركات نظامًا يوميًا ، مما يعني أن الشركة قد تخصص لك مبلغًا محددًا كل يوم للغرفة والمبيت وأي شيء تنفقه أعلاه هو تكلفة ستغطيها. إذا كانت شركتك تستخدم نظام النفقات اليومية ، فتأكد من أنك تعرفه جيدًا حتى تعرف ما يمكنك حسابه قبل دفع الرسوم.
قد يصبح تتبع نفقات الأعمال في رحلة مزدحمة مصدر إزعاج أثناء سفرك. لكنك لا تريد العودة إلى المنزل ولا تتمكن من توثيق الرحلة. الخبر السار هو أن هناك بعض الأنظمة البسيطة التي يمكنك وضعها والتي لا تستغرق الكثير من وقتك ولكنها ستجعل تتبع نفقات الأعمال هذه وجاهزة للإبلاغ عن السداد عند العودة.
وتشمل
§ استخدام الائتمان. يمكن أن يكون كشف بطاقتك الائتمانية
"قصة الرحلة" “tale of the trip”
التي يمكن أن تعمل كنسخة احتياطية للطوارئ إذا احتجت إليها.
§ الاحتفاظ بالاستلام.
من السهل أن تفقد الإيصالات إذا وضعتها في جيوب بها مستندات أخرى أو تركتها في حقيبتك. احتفظ بمظروف يومي تضع فيه الإيصالات الخاصة بك. في الجيب الداخلي لسترتك أو في حقيبتك حتى تعرف سجل إنفاقك.
§ مراجعة النفقات.
حتى إذا احتفظت بالإيصالات ، يمكنك الوصول إلى المنزل والعثور على مهمة الفرز من خلالهم ومحاولة تذكر التفاصيل حول هذه النفقات يمكن أن يمثل تحديًا. اجعل من الجلوس يوميًا في الليل باستخدام كمبيوتر محمول صغير ومراجعة الإيصالات الخاصة بك وإنشاء دفتر لما أنفقته في ذلك اليوم .
§ تدوين التفقات
احمل جهاز كمبيوتر محمول صغيرًا او بتليفونك المحمول وقم بتدوينه عندما تنفق نقودًا أو لا تحصل على إيصال مقابل نفقة. يجب تسجيل النصائح أو الوجبات الخفيفة اللازمة خلال اليوم بهذه الطريقة.
§ الحفاظ علي تلك الإيصالات.
تمامًا مثلما أبقيت إيصالاتك آمنة خلال النهار ، ضعها في مكان آمن أثناء الليل حتى يتم إغلاقها حتى تعود. تعمل المغلفات المختومة جيدًا لهذا الغرض.
إذا كنت ترغب في نقل النظام إلى المستوى التالي ، يمكنك بالفعل إحضار نموذج تقرير المصاريف وملئه كل يوم أثناء تقدمك. ثم عندما تنتهي الرحلة ، ما عليك سوى التوقيع عليها وجمع الإيصالات وإرسالها إلى المحاسبة. للحصول على طريقة أكثر أمانًا ، يمكنك استخدام برنامج الاكسل Microsoft Excel على الكمبيوتر المحمول أو إصدار رقمي من تقرير نفقات شركتك لتحديث كل ليلة أثناء نقل الإيصالات الخاصة بك إلى التخزين لبقية الرحلة.
الشيء المهم هو النظام الذي ياخذ الأولوية أثناء سفرك. إن بذل بعض التفكير والجهد في إدارة نفقات رحلتك سيوفر لك الكثير من العناء عند العودة إلى المنزل ويساعدك على الاستمتاع بحساب النفقات هذا ورحلة عملك أيضًا.
0 تعليقات